Comment pouvons-nous vous aider ?

Le déploiement suit quatre phases sur 2 à 4 semaines : cadrage (politique de dépenses, circuits de validation, plan comptable), configuration de la plateforme, raccordement à vos outils (ERP, comptabilité, paie) puis formation des équipes. Un chef de projet ExPay vous accompagne à chaque phase, et un pilote avec un groupe restreint de collaborateurs permet de valider la configuration avant la généralisation.

Depuis la console d'administration, vous pouvez créer les comptes individuellement, importer un fichier CSV, ou synchroniser votre annuaire d'entreprise. Chaque collaborateur reçoit un email d'invitation avec un lien d'activation. Les rôles (collaborateur, approbateur, comptable, administrateur) sont attribués à la création et modifiables à tout moment.

Rendez-vous dans Administration > Politique de dépenses. Vous y définissez les catégories autorisées, les plafonds par catégorie et par rôle, les justificatifs obligatoires et les règles spécifiques à chaque entité. Les règles s'appliquent dès la saisie : le collaborateur est averti immédiatement en cas de dépassement, avant même la soumission.

Oui. Tous les clients ont accès à notre plateforme de formation en ligne, avec des parcours vidéo courts par profil (collaborateur, approbateur, comptable, administrateur). Les clients Enterprise bénéficient en plus de sessions de formation animées par nos équipes, adaptées à leur configuration.

Trois possibilités : photographier le justificatif depuis l'application mobile, transférer une facture reçue par email vers votre adresse ExPay dédiée, ou importer un fichier (PDF, image) depuis la plateforme web. Dans les trois cas, l'OCR pré-remplit la dépense ; vous vérifiez, complétez si besoin, et soumettez.

Tous les champs extraits restent modifiables avant soumission : corrigez simplement la valeur erronée. Les corrections alimentent l'amélioration continue du moteur de reconnaissance. Si un même type de justificatif pose problème de façon récurrente, signalez-le au support pour qu'il soit pris en compte.

Créez une dépense de type « Frais kilométriques », indiquez le départ, l'arrivée et le motif du déplacement. Le montant est calculé automatiquement selon le barème officiel en vigueur et la puissance fiscale du véhicule enregistré dans votre profil. Les trajets récurrents peuvent être enregistrés comme favoris.

Le montant est converti automatiquement dans la devise de votre entité, au taux de change du jour de la dépense. Si votre entreprise applique un taux spécifique (taux mensuel interne, par exemple), votre administrateur peut le configurer au niveau de l'entité.

Cela dépend de la politique définie par votre entreprise. Lorsque c'est autorisé, la dépense sans justificatif est plafonnée et accompagnée d'une déclaration sur l'honneur ; elle est signalée comme telle à l'approbateur. En cas de justificatif perdu, pensez à demander un duplicata au commerçant : la plupart peuvent en émettre.

Chaque note de frais suit le circuit défini par votre entreprise : en général manager, puis contrôle de gestion ou finance au-delà d'un certain montant. Chaque approbateur est notifié par email et sur mobile, et statue en un clic. Vous suivez l'avancement de vos notes en temps réel, étape par étape.

Dans votre profil, section « Délégations », désignez un délégataire et une période. Pendant cette période, il reçoit vos demandes de validation et peut statuer à votre place ; chaque action est tracée comme effectuée « par délégation ». La délégation prend fin automatiquement à la date choisie.

Dès l'approbation finale, la dépense est intégrée au prochain lot de remboursement généré par votre service comptable (fichier de virement SEPA ou export vers la paie, selon la configuration de votre entreprise). Le délai effectif dépend donc du rythme de vos campagnes de remboursement : la plupart de nos clients remboursent chaque semaine. Vous êtes notifié à chaque étape.

Le motif du refus, saisi par l'approbateur, vous est transmis automatiquement par notification. Corrigez le point signalé (justificatif manquant, mauvaise catégorie, montant erroné…) puis soumettez à nouveau : la note repart dans le circuit de validation sans avoir à être recréée.

ExPay dispose de connecteurs natifs pour SAP, Oracle, Sage, Cegid et Microsoft Dynamics. Pour les autres environnements, l'export au format standard (CSV paramétrable) couvre la plupart des besoins, et notre API REST permet de construire une intégration sur-mesure avec l'accompagnement de notre équipe technique.

Les écritures sont générées automatiquement à partir de votre plan comptable : chaque catégorie de dépense est associée à un compte, et la TVA récupérable est ventilée selon les taux applicables. L'export peut être déclenché manuellement ou programmé (quotidien, hebdomadaire), vers votre ERP via connecteur ou en fichier.

Oui, une API REST complète couvre les utilisateurs, les dépenses, les notes de frais, les statuts de validation et les exports. L'authentification se fait par clés d'API gérées depuis la console d'administration. La documentation technique est fournie lors de l'onboarding. Contactez votre account manager ou le support pour y accéder.

Dans votre profil, section « Sécurité », activez la double authentification et scannez le QR code avec votre application d'authentification (Google Authenticator, Microsoft Authenticator…). Les administrateurs peuvent rendre la MFA obligatoire pour l'ensemble des comptes de l'entreprise depuis la console d'administration.

Exclusivement dans des datacenters situés dans l'Union européenne, avec redondance géographique. Les données sont chiffrées en transit et au repos. Un accord de traitement des données (DPA) conforme au RGPD est systématiquement proposé, et vos données ne quittent jamais le territoire européen.

À tout moment, vos administrateurs peuvent exporter les données de l'entreprise dans des formats standards (CSV, PDF). En cas de résiliation, vous disposez de 30 jours pour effectuer cet export ; les données sont ensuite supprimées de nos systèmes, à l'exception de ce que la loi impose de conserver. Aucune donnée n'est retenue ni vendue.

Cliquez sur « Mot de passe oublié » sur l'écran de connexion : un lien de réinitialisation valable une heure est envoyé sur votre adresse email professionnelle. Si votre entreprise utilise l'authentification unique (SSO), la réinitialisation passe par votre annuaire interne. Rapprochez-vous de votre service informatique.

La tarification dépend principalement du nombre d'utilisateurs actifs et du volume de notes de frais traitées, ainsi que des intégrations et du niveau de support souhaités. Chaque client dispose de la plateforme complète : il n'y a pas de fonctionnalités bridées selon la formule. Demandez une proposition via le formulaire de contact.

Le nombre d'utilisateurs s'ajuste librement à la hausse en cours de contrat, avec facturation au prorata. Pour un changement plus structurant (nouvelle entité, nouvelle intégration, changement de niveau de support), contactez votre account manager ou [email protected] : un avenant est établi sous quelques jours.

La résiliation se fait par simple notification écrite avec un préavis de 30 jours, sans frais de sortie. Vous conservez l'accès à la plateforme jusqu'au terme, puis disposez de 30 jours supplémentaires pour exporter vos données. Les modalités complètes figurent dans nos conditions générales de vente.